April 3, 2017 BCC Kosova

10 rregullat që duhet të zbatohen për të siguruar marrëdhënie të shëndoshë mes klientit dhe konsulentit

nga Ardian Jashari

Marrëdhëniet klient dhe konsulent janë shumë të ndjeshme. Pritjet nuk përputhen. Klienti shpesh mendon se kërkon shumë. Konsulenti shpesh mendon se ofron shumë. Kërkohet një bashkëpunim i dyanshëm për të arritur përfitime për të dy palët.

Çka duhet të ketë parasysh klienti gjatë angazhimit të konsulentit?  Më poshtë paraqesim 10 rregulla që duhet t’i kemi parasysh për të siguruar marrëdhënje të shëndoshë në mes të klientit dhe konsulentit.

  1. Përshkrimi i kërkesës dhe ekspertizës së nevojshme

Klienti duhet të përshkruaj kërkesën në mënyrë që të kuptohet drejtë çka kërkohet të arrihet, cilat janë objektivat e detyrës dhe rezultatet e pritshme.  Poashtu, duhet të precizohet se çfarë ekspertize kërkohet nga konsulenti dhe cilat janë kriteret në bazë të cilave do të përgjedhet konsulenti.

Konsulenca konsiderohet si shërbim intelektual dhe si i tillë nuk preferohet të shkohet me çmimin më të ulët domosdoshmërisht. Në shumë raste përzgjedhja e çmimit më të ulët anashkalon kualitetin e shërbimeve pasi që konsulenti që ofron çmimin më të ulët detyrohet të kryej detyrën në shpejtësi me modelin “shkel e shko.”

Një thënje e vjetër thotë “Qorba e lirë t’i djeg buzët.”

Kur kërkesa dhe detyra përshkruhen qartë, mosmarrëveshjet eventuale zgjidhen më lehtë duke ju referuar dokumentit të shkruar.  Nuk do të thotë që dokumenti duhet të ketë shumë faqe.

 

  1. Konsultimi paraprak brenda kompanisë tuaj

Në momentin që ju përcaktoheni për të angazhuar një konsulent do të ishte mirë të konsultoheni me ekipin tuaj brenda kompanisë.  Konsultimet e brendshme ju mundësojnë të siguroheni që keni përbledhur mirë kërkesat e detyrës së konsulentit.  Poashtu, kolegët mund të ju ndihmojnë që të identifikoni konsulentë që mund t’i ftoni për të ofertuar për detyrën në fjalë.

 

  1. Përmbledhja e detyrës pranë konsulentit

Gjatë përzgjedhjes së konsulentit duhet të siguroheni që ia keni bërë me dije se çfarë kërkesash përfshin detyra e projektit.  Konsulentit duhet t’i ofrohen informata të mjaftueshme për të vendosur nëse ai/ajo do të ofertoj për detyrën në fjalë.

Përmbledhja e detyrës mund të përfshij çka duhet bërë, kur duhet përfunduar, sa është buxheti i planifikuar nëse dihet, etj.

 

  1. Takimi fillestar me konsulentin e angazhuar

Në momentin që dihet konsulenti që do të realizoj detyrën, është shumë me rëndësi që të realizohet një takim me të në mënyrë që të njoftohemi për së afërmi me njëri-tjetrin.  Poashtu, është shumë me rëndësi të diskutohen format e komunikimit që do të përdoren gjatë monitorimit dhe zbatimit të detyrës së konsulentit.

Ky takim poashtu siguron klientin që pikëpamjet e tij/saj përputhen me ato të konsulentit.

 

  1. Kërko tre oferta nga konsulentët në listën e ngushtë

Preferohet të krijohet një konkurrencë mes konsulentëve.  Mjafton të kërkoni tre oferta nga konsulentë të caktuar që keni në listën e ngushtë.

Konsulentët të cilët marrin kohën për të përgatitur një ofertë/propozim të detajuar tregojnë se janë të interesuar për të punuar me klientin.  Klienti duhet të sigurohet që konsulenti i përzgjedhur në propozimin e tij ka dëshmuar se ka kuptuar natyrën e punës së klientit, ka analizuar mirë detyrën dhe ka propozuar metodologji praktike për realizimin e detyrës.

 

  1. Kërko referenca dhe kontakoi ato

Referencat nga projekte të ngjajshme të realizuara nga konsulenti në të kaluarën me klientë të tjerë shërbejnë për të dëshmuar kapacitetin teknik të konsulentit.  Referencat dëshmojnë se konsulenti ka realizuar projekte të ngjajshme.  Poashtu, referencat mund të japin informata se sa të kënaqur kanë qenë klientët paraprak me shërbimet e ofruara nga konsulenti në fjalë.

Por, edhe pse në letër gjithçka mund të duket perfekte, sugjerohet që të kontaktohen personat kompetent të listuar në referenca.  Një bisedë e shkurtër mund të konfirmoj atë që është shkruar në referencë apo mund të ndodh që biseda dëshmon se referenca e shkruar nuk është reale.  Njerëzit kanë tendencë t’i mbajnë mend vetëm të vërtetat dhe referencat e shkruara nën presion apo ndikim mund të harrohen shpejtë.

 

  1. Monitoro progresin e realizimit të detyrës

Përcjellni realizimin e detyrës dhe monitoroni vazhdimisht progresin që arrihet.  Komunikoni me konsulentin në intervale të rregullta kohore për të vlerësuar rrjedhën dhe për t’u dakorduar për veprimet e ardhshme.

 

  1. Raporti final pa surpriza

Raporti final nuk duhet të ketë surpriza.  Preferohet që konsulenti të dorëzoj një version draft që diskutohet apo komentohet nga klienti.  Në këtë mënyrë, klienti e ka parasysh se çfarë do të përmbaj raporti final dhe sigurohet që nuk do të ketë surpriza.

 

 

  1. Merr aprovimin e stafit tuaj për rekomandimet e konsulentit

Sigurohuni që kolegët tuaj i kanë kuptuar drejtë rekomandimet e konsulentit dhe pajtohen me ato.  Kjo mund të mos jetë e mundshme secilën herë, por atëherë kur mund të arrihet, lehtëson procesin e zbatimit të rekomandimeve pasiqë kolegët kanë tendencë të zbatojnë më lehtë rekomandimet për të cilat edhe ata pajtohen.

 

  1. Bëhu gati për zbatim të rekomandimeve

Përgatituni për zbatimin e rekomandimeve dhe sigurohuni që do të përfshini stafin tuaj, menaxhmentin dhe konsulentin.